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In der Sueddeutschen Zeitung wurde ein sehr interessanter Artikel zur Verteilung der Aufgabenlast veröffentlicht. (Quelle dpa)

Zu wenig Zeit für zu viele Aufgaben – das führt zu Überstunden und ist für Beschäftigte belastend. Um Stresssymptomen wie etwa Konzentrationsproblemen vorzubeugen, können Teams ein “Auslastungsbarometer” einführen. Das rät das Institut für Betriebliche Gesundheitsberatung (IFBG).

Das Auslastungsbarometer soll transparent anzeigen, welcher Kollege wie stark eingespannt ist. Dadurch können Ressourcen besser geplant und Überlastungen vermieden werden.

Schnelle Aufgaben sofort erledigen!

Daneben raten die Experten des Instituts Beschäftigten dazu, den Arbeitsalltag mit einfachen Tricks besser zu strukturieren. Dazu gehört es zum Beispiel, Aufgaben, die sich innerhalb von zwei Minuten erledigen lassen, sofort umzusetzen.

Um To-dos ohne Unterbrechung abarbeiten zu können, sollte man sich Zeiten blocken, in denen man bewusst keine Termine annimmt. Hilfreich ist zudem, in diesen Phasen das E-Mail-Postfach geschlossen zu halten und das Handy stumm zu stellen.

Den Link zum Artikel finden Sie am Ende dieses Beitrags.

 

Unsere Lösung: Das VNC Agile Board

 

VNC hat das Agile Board in das Projektmanagement Tool VNCproject integriert, um die Selbstorganisation von Teammitgliedern zu fördern.

7 Vorteile des VNC Agile Boards bei der Planung / Verteilung der Aufgaben:

  • Übersichtliche Darstellung aller für einen jeweiligen Tag geplanten Aufgaben pro Mitarbeiter.
  • Mitarbeiter eines Teams oder Vorgesetzte können ebenfalls sehen, welche Aufgaben ein Teammitglied bereits für einen bestimmten Tag geplant hat.
  • Zu vergebene Aufgaben können somit die bereits vorhandene Arbeitslast berücksichtigen unter Einbeziehung der pro Tag verfügbaren Kapazität (in Stunden), die vom Mitarbeiter gesetzt wird.
  • Relevanz der Aufgaben und geschätzte Arbeitszeit (Estimated Time) ist ersichtlich
  • Drag and Drop von Aufgaben, um das Umplanen so einfach wie möglich zu gestalten.
  • wöchentliche und tägliche Kapazität sowie die bereits geleistete Arbeitszeit (Anzahl Stunden) werden übersichtlich abgebildet.
  • Tickets (Aufgaben) können direkt vom Agile Board aus bearbeitet werden

 

Das Agile Board ermöglicht es allen Teammitgliedern, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und unterstützt dabei, organisiert, strukturiert und somit effizient arbeiten. Durch korrekte und regelmässige Aktualisierungen des Agile Boards kann viel besser geplant werden und Stress und Überlastung werden reduziert.

 

Gemeinsame Priorisierung

Wahrscheinlich wird sich auch durch gute Planung nicht immer vermeiden lassen, dass die geschätzte Zeit der geplanten Aufgaben in einer Woche die vereinbarte Arbeitszeit überschreitet oder dass Aufgaben mehr Zeit benötigen, als ursprünglich geplant.

Da die einzelnen Aufgaben (Tickets) im Agile Board in Form von übersichtlichen To-Do Cards abgebildet werden, kann (unserer Erfahrung nach: soll) gemeinsam im Team oder mit dem Team Manager eine Priorisierung der Aufgaben erfolgen. Die To-Do Cards mit den geplanten Aufgaben können ganz einfach per Drag and Drop auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden.

 

Das Agile Board ist eine Funktion der Projektmanagement Software VNCproject.

 

VNC bietet eines der leistungsstärksten Tools für das Projekt- und Produktmanagement auf dem Markt. Und das ist erst der Anfang! Wir planen bereits weitere spannende Features und Funktionen für Sie.

Über VNCproject: Die browserbasierte, offene und vollständig anpassbare Lösung lässt keine Wünsche offen: VNCproject kombiniert Aufgaben- und Ticketverwaltung, Planung, Fortschrittsüberwachung, Gantt-Diagramme sowie Zeiterfassung, Wikis und leistungsstarke Projektplanungsfunktionen. Mit all diesen verschiedenen Funktionen in einem einzigen Projektmanagement-Tool können Sie so schnell und effizient arbeiten wie nie zuvor.

Mit VNCproject behalten Sie Ihre Projekte im Fokus und Ihre Kunden sind zufriedener als je zuvor.

Weitere Informationen zu VNCproject finden Sie HIER. Oder kontaktieren Sie uns: sales@vnc.biz

Sueddeutsche Zeitung: Mit Belastungsbarometer Aufgabenlast verteilen

 

VNCproject – 360-Grad Enterprise-Projektmanagement

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