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Nützliche Tipps für Ihre Videoanrufe

 

VNC arbeitet bereits seit Jahren mit und in globalen virtuellen Teams. Die Arbeit aus dem Home-Office und in Remote-Teams ist in den letzten Wochen für viele Organisationen weltweit wichtiger geworden, da Unternehmen ihr Bestes tun, um ihre Mitarbeiter vor dem sich verbreitenden Coronavirus zu schützen. Viele Teams haben heute aufgrund von Kontaktverboten, Reisebeschränkungen oder Quarantäne keine andere Möglichkeit mehr, als virtuell zusammenzuarbeiten. Die Arbeitgeber müssen handeln. Und jeder, der kann, sollte zu Hause bleiben und helfen, “die Infektionskurve abzuflachen”!

Die globale “Work-from-home”-Bewegung, die die Leistung und Effizienz während der COVID-19-Pandemie aufrechterhalten soll, könnte tatsächlich einen weltweiten Produktivitätseinbruch verursachen und das Wirtschaftswachstum für viele Jahre bedrohen, sagt der Stanford-Ökonom Nicholas Bloom.

“Wir arbeiten im Homeoffice, neben unseren Kindern, in ungeeigneten Räumen, haben keine andere Möglichkeit und keine Bürotage.,” sagt Bloom, ein leitender Mitarbeiter am Stanford Institute for Economic Policy Research (SIEPR). “Dies wird eine Produktivitätskatastrophe für die Unternehmen bedeuten.”

Quelle: Stanford News

Es kann definitiv eine grosse Herausforderung sein, von zu Hause aus zu arbeiten. Aber was ist die andere Option? Ganz aufhören zu arbeiten?

Trotz dieser schwierigen Situation gibt es viele Gründe, warum die Arbeit im Homeoffice unsere beste Option ist und warum Unternehmen ihren Mitarbeitern raten sollten, von zu Hause aus zu arbeiten und auf Videoanrufe und virtuelle Meetings umzusteigen. Bitte lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag von letzter Woche.

“Um die virtuelle Gleichung zu lösen und alle Elemente zusammenwirken zu lassen, müssen Sie das Bindeglied sein … Sie müssen vielleicht den Gang wechseln, eine neue Abstimmung vornehmen, sich neu ausrichten und dabei die Kraft Ihres Teams wieder auffrischen.” – Yael Zofi

Arbeitgeber und Manager haben gerade jetzt die extrem wichtige Aufgabe, ihren Teams zu helfen, in diesen schwierigen Zeiten so produktiv wie möglich zu arbeiten und die bestmögliche Work-Life-Balance zu erreichen. Gute virtuelle Führung ist gefragt! Schaffen Sie sinnvolle Richtlinien für die Arbeit im Homeoffice und nutzen Sie die Chance, in dieser schwierigen Situation den Grundstein für eine dauerhafte Praxis der virtuellen Zusammenarbeit zu legen. Verwenden Sie in Ihrem Unternehmen generell einheitliche Kommunikationstools. Immer! Und stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder eine Einführung in neue Software erhalten.

Kommunikation ist der Schlüssel – starke, effiziente und kontinuierliche Kommunikation.

Wir haben unser Team gebeten, einige Tipps für erfolgreiche Videoanrufe und für Videokonferenzen für Sie zusammenzustellen.

Es ist eine ganze Menge zusammengekommen:

1. Vorbereitung:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie einen ruhigen Raum und ein ungestörtes “Zeitfenster” haben, wenn Sie eine wichtige Videokonferenz oder eine virtuelle Besprechung planen.
  • Achten Sie auch auf die zeitlichen Beschränkungen der anderen Teilnehmer – gerade jetzt noch mehr als sonst!
  • Bevor Sie einen Videoanruf starten: Überprüfen Sie Ihre Internetverbindung: Ist sie stabil?
  • Überprüfen Sie Ihre Kameraeinstellungen.
  • Überprüfen Sie Ihr Mikrofon und Ihren Lautsprecher. Es ist generell besser, ein Headset zu verwenden (weniger Hintergrundgeräusche und Echo).
  • Überprüfen Sie Ihren Mikrofon-Zugriff: Wenn Sie eine Kamera mit integriertem Mikrofon und einem Headset verwenden, müssen Sie wahrscheinlich zunächst festlegen, welches Mikrofon verwendet wird.
  • Beleuchtung optimieren: Stellen Sie sicher, dass Ihr Raum gut ausgeleuchtet ist, seitliche Beleuchtung funktioniert am besten. Niemand möchte eine professionelle Besprechung abhalten, während man denkt, der Gesprächspartner sitzt in einem düsteren Keller.
  • Verwenden Sie einen neutralen Hintergrund (Ihre Wandgestaltung und Dekoration sollte angemessen sein).
  • Testen Sie alle wichtigen Funktionen (Mikro, Kamera, Bildschirmfreigabe) mit einem Kollegen, bevor Sie wichtige Videoanrufe starten.

 

2. Während der Videoanruf oder der virtuellen Besprechung:

  • Bitten Sie den Gesprächspartner zu Beginn des Anrufs oder der Bildschirmfreigabe um eine Rückmeldung zur Qualität
  • Kommentieren Sie die Gesprächsqualität nicht wiederholt während des Gesprächs, insbesondere nicht in Gruppengesprächen. Dies stört das Gespräch aller! Wenn Sie Verbindungsprobleme haben, trennen Sie die Verbindung und versuchen Sie es erneut. Fragen Sie während des Gesprächs NICHT wiederholt “Hallo?!?!” 😉
  • Führen Sie Videoanrufe mit mehreren Teilnehmern bitte niemals mit zwei oder mehr Teilnehmern im gleichen Raum auf verschiedenen Endgeräten durch (Echo)!
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen. Hintergrundgeräusche können eine äusserst lästige und unnötige Ablenkung sein und den Ablauf einer Besprechung extrem stören.
  • Positionieren Sie Ihre Kamera nicht zu hoch, zu niedrig oder auf einem zweiten Monitor. Seltsame Kamerawinkel können bei Videokonferenzen sehr ablenkend sein (und sind möglicherweise nicht gerade schmeichelhaft 😉 ). Achten Sie darauf, dass sich Ihre Kamera auf Augenhöhe befindet.
  • Konzentrieren Sie sich während des Anrufs, kommunizieren Sie auf klare und strukturierte Weise. Am besten ist es, wichtige Themen in einem Gruppenchat (oder VNCpad) parallel zu protokollieren.
  • Höflichkeit in der Kommunikation: Lassen Sie die andere Person ausreden, bevor Sie sprechen! Besonders in Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern ist das nicht immer einfach. Vereinbaren Sie daher feste Regeln und fragen Sie bei wichtigen Entscheidungen oder sehr wichtigen Themen die Meinung aller Teilnehmer nacheinander ab.
  • Lassen Sie bewusst auch stille Teilnehmer zu Wort kommen.
  • Vermeiden Sie lange Monologe. Längere Präsentationen sollten Sie besser vorab an alle Teilnehmer senden, um zu verhindern, dass das Meeting zu lang wird.
  • Optimale Meetingdauer sind 30-60 Minuten, das gilt ganz besonders für virtuelle Meetings mit mehreren Teilnehmern.
  • Erstellen Sie eine Agenda (am besten im jeweiligen Gruppenchat) und halten Sie sich an diese Agenda und die vereinbarte Meetingdauer. Denken Sie daran, dass es Teilnehmer mit einem begrenzten Zeitrahmen geben könnte! Das ist gerade im Moment besonders wichtig, um ein erhöhtes Stress-Level zu vermeiden.
  • Um die besten Ergebnisse zu erzielen und sicherzustellen, dass die besprochenen Themen oder Probleme bearbeitet werden, erstellen und verteilen Sie Aufgaben während oder nach dem Anruf – am besten zuerst im VNCpad oder im Gruppenchat, später in einem Ticketsystem / einer Projektmanagement-Software (z.B. VNCproject).
  • Wenn Sie sich in einem Gruppengespräch ohne Video befinden, stellen Sie sich vor dem Gespräch vor. Überlegen Sie sich so etwas wie: “Hallo, hier ist Ben, ich habe eine Frage.” In einer Videokonferenz sieht man wer spricht, in einer Audio-Konferenzschaltung ist das nicht möglich. Seien Sie daher höflich und stellen Sie sich vor.
  • Wenn Sie sprechen, versuchen Sie, in die Kamera zu schauen, anstatt sich selbst beim Sprechen auf dem Bildschirm zu betrachten. Das wird anderen helfen, das Gefühl zu haben, dass Sie zu 100 Prozent engagiert und präsent sind.
  • Seien Sie fokussiert! Überprüfen Sie nicht Ihre E-Mails oder arbeiten Sie nicht an anderen Aufgaben (auch nicht an dringenden), während Sie an einem Videoanruf teilnehmen. Die anderen Teilnehmer werden merken, wenn Sie während des Videoanrufs nicht voll konzentriert sind.

 

3. Beenden der Videokonferenz oder des virtuellen Meetings:

  • Der Organisator oder ein Moderator sollte am Ende der Videokonferenz eine kurze Zusammenfassung geben.
  • Alle Teilnehmer sollten informiert werden und sich auf Folgeaufgaben einigen. Aufgaben können direkt im zugehörigen Gruppenchat verteilt werden, und Sie können von dort aus Tickets in Ihrer Projektmanagement-Software erstellen.
  • Definieren Sie ein Fälligkeitsdatum und einen Follow-Up Termin für die vereinbarten Aufgaben.
  • Fragen Sie am Ende des Calls, ob jemand Fragen hat.
  • Bitte danken Sie immer allen Teilnehmern für ihre Zeit und ihre Bemühungen.
  • Fragen Sie, ob die Qualität des Videoanrufs für alle gut war.
  • Sie können nach der virtuellen Besprechung eine kurze Umfrage durchführen.

 

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  1. Erfolgreiche virtuelle Meetings
  2. Effiziente virtuelle Zusammenarbeit: VNCtalk – Neue Version

 

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