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14 wertvolle Tipps für erfolgreiche virtuelle Meetings

 

Hier ist der erste Teil unserer Blogpost-Reihe über virtuelle Zusammenarbeit mit spannenden Tipps und Informationen zu virtuellen Meetings, sowie überraschenden Statistiken zu Meetings in Unternehmen. Informieren Sie sich in weiteren Blogposts zu den Themen: Vor & Nachteile der virtuellen Zusammenarbeit, Anforderungen, rechtliche Aspekte, interkulturelle Kompetenz, Home Office, Checklisten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie Software- und Hardwareempfehlungen.

In internationalen Unternehmen arbeiten virtuelle Teams über regionale, nationale und kulturelle Grenzen und Zeitzonen hinweg zusammen. Dank moderner Technologien und Softwarelösungen kann die Zusammenarbeit in virtuellen Teams neue Möglichkeiten und ein neues Level der Produktivität schaffen. Unternehmen können ihre Suche nach geeigneten Fachkräften international ausdehnen. Aber ist das traditionelle Treffen vor Ort immer noch ein adäquates Mittel, um in virtuellen Teams zu kommunizieren? Gibt es bessere, zielgerichtetere Möglichkeiten der Kommunikation? Würde es nicht Zeit und Geld sparen, wenn die Anzahl (und die Dauer) der Meetings reduziert würde? Dies könnte generell von der Unternehmenskultur und natürlich von den erwarteten Ergebnissen innerhalb des Unternehmens abhängen.

Meetings – lieben oder hassen Sie sie? Was denken Sie über Meetings im Allgemeinen? Sind sie einfach nur ein “geduldeter” Teil Ihres Tagesablaufs? Oder glauben Sie, dass Meetings ein wichtiges Mittel sind, das die Teamarbeit fördert, sei es zwischen Teammitgliedern oder zwischen Ihrem Unternehmen und Kunden? Oder gehören Sie eher zu der Gruppe von Mitarbeitern, die die meisten Meetings für reine Zeitverschwendung halten?

Einige interessante Statistiken:

Folgen schlecht organisierter Meetings:

Gemäss des Doodle “State of Meetings Report”(*) halten mehr als ein Drittel (37%) der Fachleute unnötige Sitzungen für einen der grössten Kostenfaktoren in ihrer Organisation. Und sie könnten Recht haben: Unnötige Meetings kosteten US-Firmen im Jahr 2019 etwa 400 Milliarden USD (einige Statistiken weisen sogar noch höhere Beträge aus). Die Kosten für schlecht organisierte oder durchgeführte Meetings in Grossbritannien erreichten etwa 58 Milliarden USD.

Und, ob Sie es glauben oder nicht – es ist eine Tatsache, dass Menschen bei immer häufigeren und noch längeren Meetings enorm viel Zeit verbringen.

Führungskräfte verbringen durchschnittlich fast 23 Stunden pro Woche in Sitzungen. Und die meisten Besprechungen von Führungsteams (mehr als 65%, laut Harvard Business Research) werden nicht einmal zum Zweck der Entscheidungsfindung einberufen. Sie werden zum “Informationsaustausch”, “Gruppeninput” oder für “Gruppendiskussionen” abgehalten. Bei durchschnittlichen Meetings, die zwischen 30 Minuten und einer Stunde dauern, verschwendet der durchschnittliche Angestellte etwa 2 Stunden pro Woche mit sinnlosen Besprechungen.

 

Zeit, das zu ändern!

 

Management-Meetings und Besprechungen im Allgemeinen sollten kein notwendiges Übel sein; mit einigen Änderungen sind sie eine Quelle echter Wettbewerbsvorteile, die es Top-Führungskräften und Teammitgliedern ermöglichen, bessere Entscheidungen schneller zu treffen.

Im Allgemeinen gibt es einige entscheidende Punkte, die Sie vielleicht schon vor der Planung Ihres Meetings berücksichtigen sollten. Die erste Frage sollten Sie sich immer stellen:
Wird ein Meeting wirklich den gewünschten Effekt haben und kann die angestrebte Entscheidung oder Lösung auch tatsächlich durch ein Meeting erreicht werden? Oder wäre es nicht sinnvoller, ein Einzelgespräch mit dem jeweiligen Entscheidungsträger zu führen? Eine weitere sehr produktive Art, wichtige Themen zu diskutieren und teambasierte Entscheidungen zu treffen, ist die Arbeit mit Gruppen-Chats. Insbesondere für schnelle Entscheidungen können Gruppen-Chats eine echte Alternative sein, da die Teammitglieder Ideen aufzeigen, mögliche Lösungen diskutieren und direkt von dort aus Aufgaben erstellen können, um die vereinbarten nächsten Schritte umzusetzen.

Wenn Sie immer noch der Meinung sind, dass ein Meeting die beste Option wäre, sollten Sie sich fragen, ob es wirklich sinnvoll ist und Kosten, Zeit und Aufwand rechtfertigt, ein Meeting vor Ort abzuhalten, oder ob es besser wäre, ein virtuelles Meeting durchzuführen.

Regierungsorganisationen, grosse Unternehmen und Institutionen haben begonnen, sich für virtuelle Meetings einzusetzen, während Start-ups und Technologieunternehmen bereits regelmässig mit virtuellen Meetings arbeiten. Lesen Sie dazu gerne unseren Blogpost “Thüringer Finanzministerin befürwortet Videokonferenzen”.

Mit professioneller Technik und Planung kann ein virtuelles Meeting ausserordentlich erfolgreich und produktiv sein. Virtuelle Besprechungen können finanzielle Ressourcen Ihrer Organisation und wertvolle Zeit aller Teilnehmer sparen und sie können weitere grossartige Möglichkeiten eröffnen – stellen Sie sich vor, wie schwierig und teuer es ist, Experten aus der ganzen Welt an einen Tisch zu bringen. Mit der richtigen Software und einer guten Internetverbindung ist es mittlerweile ganz unkompliziert möglich. Und: Videokonferenzen und andere digitale Kommunikationsmethoden können einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung Ihres ökologischen Fussabdrucks leisten.

 

Unsere 14 Tipps für produktive und erfolgreiche virtuelle Treffen:

 

1. Das Ziel: Setzen Sie klare Ziele für Ihr Meeting
2. Weniger ist mehr! Stellen Sie sicher, dass wirklich nur erforderliche Teilnehmer eingeladen werden – laden Sie nicht zu viele Teilnehmer zu Ihren Meetings ein, da dies Ihre Entscheidungsfindung verlangsamt. Dies gilt für Meetings im Allgemeinen und ist noch wichtiger für virtuelle Meetings.
3. Agenda: Erstellen Sie eine sinnvolle, zielgerichtete Agenda und halten Sie sich daran! Es ist auch ratsam, die Tagesordnung des Meetings zusammen mit Informationsmaterial einige Tage im Voraus an alle Teilnehmer zu senden, damit sich jeder entsprechend vorbereiten kann. PRO TIPP: Teilen & diskutieren Sie die Agenda in einem Gruppen-Chat mit den Teilnehmern.
4. Kürzer kann besser sein! Führen Sie kurze Meetings durch – ein 30-minütiges Meeting könnte viel effizienter sein als Stunden endloser Diskussionen!
5. Die Technik gibt den Ton an!!Wählen Sie die Technologie für virtuelle Meetings in Ihrem Unternehmen sorgfältig aus und stellen Sie sicher, dass JEDER die gleiche Software verwendet! Immer!
6. Reibungslose Online-Meetings: Erstellen Sie einen kurzen und leicht verständlichen “How-To”-Leitfaden für die Verwendung der bevorzugten Software und hinterlegen Sie ihn an einem für alle leicht zugänglichen Ort.
7. Meeting-Vorbereitungen (Technik): Bitten Sie das Team, die technischen Komponenten (Software, Hardware, Internet-Verbindung) vor jedem Meeting zu testen! Probleme könnten auf eine schlechte Internetverbindung zurückzuführen sein, und der Teilnehmer könnte noch rechtzeitig den Ort oder den Zugangspunkt wechseln, um eine stabile Verbindung zu gewährleisten.
8. Meeting-Vorbereitungen (Inhalte): Bitten Sie Ihr Team, Inhalte für das Treffen vorzubereiten – so können sich die Teilnehmer bereits vor dem Meeting mit den geplanten Themen beschäftigen. Sie können während des Treffens Ideen sammeln, bessere Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten treffen und werden natürlich aktiver am Treffen teilnehmen. PRO TIPP: Verwenden Sie einen Gruppenchat, um alle Teilnehmer wiederholt in die Sitzungsvorbereitung einzubeziehen.
9. Visualisieren und veranschaulichen Sie Ideen mit Grafiken, Videos, Bildern und mit Hilfe eines virtuellen Whiteboards! Sie können auch Screensharing und kurze Videos zur Präsentation von Ideen verwenden.
10. Aktive Mitarbeit: Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer an den Diskussionen und Entscheidungen beteiligt sind (auch die eher ruhigen Teammitglieder) – gemeinsam im Team getroffene Entscheidungen werden wesentlich motivierter und zielgerichteter umgesetzt. PRO TIPP: Nutzen Sie den Gruppen-Chat und die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten während der Sitzung, um alle Ideen zu protokollieren und die Meinung aller zu erfassen.
11. Bleiben Sie konzentriert! Arbeiten Sie konsequent an der Erreichung des definierten Zieles des Meetings. Lassen Sie sich nicht von anderen Themen ablenken, lassen Sie die Diskussion nicht aus dem Ruder laufen und “halten Sie sich an die Agenda”!
12. Tas Ergebnis: Senden Sie ein Sitzungsprotokoll, das alle Themen nach Ihrer Besprechung zusammenfasst. Es könnte auch hilfreich sein, einen geteilten Ordner zu erstellen, der alle Sitzungsunterlagen und Präsentationen enthält. PRO TIPP: Verwenden Sie die bereits während des Meetings erstellten Notizen, um das Protokoll zu erstellen, das spart Zeit.
13. Der Handlungsplan.: Weisen Sie Ihrem Team nach oder noch besser während des Meetings Aufgaben zu und vereinbaren Sie eine Folgebesprechung, um die Erledigung nachzuverfolgen.
14. Gut oder schlecht? Machen Sie nach dem Meeting eine kurze Umfrage. Dies kann dazu beitragen, technische Probleme bei zukünftigen Besprechungen zu beseitigen und die Meetingkultur Ihres Unternehmens zu verbessern.

Eine gute Möglichkeit, ein Meeting vorzubereiten, ist der direkte Einsatz eines Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tools. Der Vorteil: Alle Teammitglieder finden die Tagesordnung und die dazugehörigen Dokumente an einer zentralen Stelle (im Anhang zum Meeting-Ticket). Aufgaben können den Teammitgliedern direkt in zugehörigen Tickets zugewiesen werden, und es ist einfach, die Ausführung der Aufgaben zu verfolgen. Sehen Sie sich ein Beispiel für die Vorbereitung von Meetings in unserem Projektmanagement-Tool VNCproject an:

 

 

Virtuelle Zusammenarbeit ist ein wichtiges Thema in Ihrem Unternehmen? Unser Business Messenger VNCtalk bietet Chat, Gruppenchat, Broadcast Nachrichten, Video- und Audiokonferenzen. Sie haben auch die Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Ihren Bildschirm zu teilen oder das virtuelle Whiteboard zur Visualisierung zu nutzen.

Besonders in sensiblen Bereichen wie Regierung, Forschung, Finanzen, Gesundheitswesen und anderen ist besondere Aufmerksamkeit für die Sicherheit erforderlich. Das bedeutet, dass fast alle herkömmlichen, proprietären Produkte wie Slack oder Skype ausgeschlossen werden müssen, da deren Daten auf US-Servern laufen und beispielsweise dem Cloud Act unterliegen.

VNCtalk ist Teil unseres VNClagoon Business Software Stacks. Es kann in jedem Rechenzentrum Ihrer Wahl betrieben werden. Es bietet neben der Überprüfbarkeit des Quellcodes und der freien Wahl von Servern und Standort einen vollständig anpassbaren Funktionsumfang für alle Anforderungen. Das Design der Anwendung VNCtalk kann vollständig an die Kundenanforderungen oder das Corporate Design angepasst werden. Damit ist VNCtalk eine der Top-Anwendungen für digitale Kommunikation und kann DSGVO-konform und für sensible Kommunikation eingesetzt werden.

Für weitere Informationen über VNCtalk oder über unseren hochflexiblen Open-Source-Software-Stack besuchen Sie bitte unsere Website VNClagoon oder kontaktieren Sie uns per E-Mail: sales@vnc.biz

Der VNClagoon Software Stack bietet die folgenden Virtual Collaboration Tools auf modularer Basis: VNCtalk –das perfekte Tool für Videokonferenzen und Chat, VNCsafe – unsere Sync and Share-Lösung, VNCmail, die leistungsstarke und dennoch flexible Lösung für Zusammenarbeit und E-Mail, VNCcalendar – Kalender, VNCcontacts – globale Adressverwaltung (intern & extern), VNCtask – professionelles Aufgabenmanagement, VNCproject – unser innovatives Projektmanagement-Werkzeug!

Bei allen unseren Produkten ist die Sicherheit Ihrer Daten von grösster Bedeutung. Bewahren Sie wichtige Informationen dort auf, wo sie hingehören – in Ihrem Unternehmen! Alle unsere Produkte sind browserbasiert und können auf fast jedem Gerät verwendet werden.

Erfahren Sie mehr über unseren kompletten Software-Stack unter www.vnclagoon.com!

Wir sind neugierig: Welche Erfahrungen haben Sie selbst mit Vor-Ort- oder virtuellen Meetings in Ihrem Unternehmen gemacht? Schreiben Sie uns gerne einen Kommentar oder senden Sie eine E-Mail an sales@vnc.biz.

*Weitere Informationen zum “The Doodle State of Meetings Report 2019” finden Sie >HIER< .

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