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Viele Menschen geniessen die Vorteile die es bietet, im Homeoffice zu arbeiten, ohne pendeln zu müssen und ohne Störfaktoren in lauten Grossraumbüros. Auch nach der Pandemie würden viele von uns also sehr gern regelmässig von zu Hause aus arbeiten.

Ein “Leitfaden für Kommunikationskanäle” kann helfen, die Kommunikation bei der virtuellen Zusammenarbeit zu optimieren. Definieren Sie situationsbedingt bevorzugte Kommunikationskanäle und arbeiten Sie effizient und erfolgreich mit Ihrem Team zusammen. Bleiben Sie in Verbindung! Auch wenn es, aus welchen Gründen auch immer, gerade nicht möglich ist, Ihr Team persönlich zu treffen.

 

Homeoffice wird zur Normalität

 

“Dann macht ja keiner mehr was, die Produktivität ist gering, die Angestellten kümmern sich um den Haushalt, anstatt zu arbeiten, sitzen im Pyjama auf der Couch, Laptop auf dem Schoss ….“, befürchteten Skeptiker, bevor die Corona-Krise jeden zwang, sich ziemlich schnell an neue Regeln anzupassen. Die Kontaktbeschränkungen liessen keine andere Möglichkeit, als die Arbeit im Homeoffice zuzulassen oder sogar zwingend vorzuschreiben. Und jetzt zeigt sich, dass es viel besser funktioniert, als einige Leute dachten. Sogar trotz der Tatsache, dass viele Berufstätige tatsächlich gleichzeitig Kinderbetreuung, Homeschooling, neue Technologien und Arbeit jonglieren.

Eines der Dinge, nach denen sich Arbeitnehmer am meisten sehnen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, ist Vertrauen! Und Ergebnisse sollten zählen, statt Anwesenheit oder langer Arbeitszeiten!

Warum so viele Menschen bis zur Corona-Krise nicht im Homeoffice arbeiteten, obwohl sie es gekonnt hätten? Ihren Chefinnen und Chefs sei ihre Anwesenheit sehr wichtig, heisst es in einer Umfrage des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Die Arbeitskultur basiert enorm stark auf der sichtbaren Präsenz. Wer möglichst lange am Schreibtisch sitzt, gilt als fleissig und produktiv. Wichtige Informationen werden häufig auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine ausgetauscht, Ideen in Konferenzen und beim Mittagessen. Wer seltener im Büro oder Betrieb ist, wird weniger wahrgenommen.

Bei einer solchen Denkweise spüren Mitarbeiter, dass sie danach bewertet werden, ob sie viel Zeit bei der Arbeit verbringen, und weniger nach der Qualität ihrer Arbeit – unabhängig von der Zeit. Dabei weiss die Wissenschaft schon lange: Die Leistungsfähigkeit nimmt mit der Zeit ab. Selbst bei fleissigen Leuten kann die Produktivität geringer ausfallen, wenn sie zwölf Stunden im Büro waren statt sechs. (Quelle: Tagesspiegel)

Wie können wir also diese wichtigen inoffiziellen “Meetings” in Büroküchen oder während der Mittagspause in Zeiten der “sozialen Distanzierung” und bei der Arbeit im Allgemeinen kompensieren?

 

Effektive Virtuelle Kommunikation!

Egal ob Neuling oder Profi in der virtuellen Zusammenarbeit – eine der grössten Herausforderungen bei der Arbeit in virtuellen Teams oder von zu Hause aus besteht darin, Ihre Kommunikation so effizient und leistungsstark wie möglich zu gestalten. Verlieren Sie keine Zeit, sondern fokussieren Sie Ihre Team-Kommunikation!

Bestimmen Sie gemeinsam mit Ihrem Team, welche Kommunikationsmittel- und -wege in welcher Situation am nützlichsten sind.

Möchten Sie Ihrem Team wichtige Neuigkeiten mitteilen? Vergessen Sie E-Mails mit Dutzenden von Benutzern auf CC, vergessen Sie überquellende Posteingänge! Nutzen Sie die Broadcast-Funktion oder einen Gruppenchat in Ihrem Business Messenger und benachrichtigen Sie mit nur einem Klick die wichtigsten Empfänger über die @Mention-Funktion. Ihr Vorteil: Alle anderen Teammitglieder werden ebenfalls informiert und können ihre Ideen direkt im Gruppenchat einbringen.

So entsteht Innovation.

 

Eine kurze Diskussion über eine Kundenanfrage? Kontaktieren Sie Ihren Kollegen oder Ihre Kollegin schnell per Chat und erhalten Sie innerhalb von Sekunden eine Antwort.
Sie sind sich nicht sicher, ob Sie weiteres Feedback benötigen? Erstellen Sie einen Gruppenchat, laden Sie andere Teammitglieder ein und starten Sie eine Gruppendiskussion. Sie können auch direkt von dort aus eine Videokonferenz beginnen, um mit Ihren Teammitgliedern zu sprechen. Oder Sie laden einen externen Experten oder auch Ihren Kunden mit VNCmeet zu einer kurzen Videokonferenz ein.

Klingt utopisch? Ist es aber nicht! Diese neuen Möglichkeiten der Kommunikation sind bereits jetzt da!
Ob Kunden, Partner, Mitarbeiter oder Vorgesetzte – verkürzen Sie die Übertragungszeit für Informationen und reduzieren Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen! Nutzen Sie Ihr Netzwerk, ohne dass sensible Daten nach aussen dringen.

Je umfangreicher die Möglichkeiten der Kommunikation sind, desto wichtiger ist es, Ihrem Team Orientierung zu geben: Welches Kommunikationsmittel erfüllt meine aktuellen Bedürfnisse so schnell und unkompliziert wie möglich?

Sie können es schon erraten. Ganz genau: Ein “Leitfaden für Kommunikationskanäle” kann sehr sinnvoll sein. Dieser kann sowohl auf Ihre gesamte Organisation, als auch auf jedes Team oder jede Person individuell, auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten und angewendet werden. Auch die spezifischen Merkmale eines Teams können eine wichtige Rolle spielen (Sprachen, Kosten für Telefongespräche, unterschiedliche Zeitzonen usw.).

Beispiel eines “Leitfadens für Kommunikationskanäle” in einem virtuellen Team:

Kommunikationstyp Bevorzugter Kanal Alternativer Kanal
Kurze, schnelle Anfragen Chat Telefon
Vergabe von Aufgaben Ticket Email
Workshop Videokonferenz Erläuterungsvideo
Verkauf / Kundenkontakt Email Telefon, Videokonferenz
Transfer sensibler Daten File Sync & Share Email
Neuigkeiten (intern) Broadcast Message Email
Feedback für Mitarbeiter(innen) Videotelefonat 1:1 Telefon
Terminplanung Kalendereinladung Gruppenchat
Kommunikation mit dem Management Videocall Chat, Gruppenchat
Regelmässige Kommunikation im Team Chat, Gruppenchat Videocall
Private Themen Chat Videocall
 

 

Wenn Sie also im Homeoffice oder generell ausserhalb des Büros arbeiten, ersetzen Sie einfach das Treffen in der Büroküche mit Ihrem Lieblingskollegen durch eine Kaffeepause und einen Videoanruf. Es ist natürlich nicht 100%ig dasselbe, aber es kommt dem sehr nahe! Treffen Sie sich doch jeden Morgen mit Ihrem Team zu einem kurzen Kick-Off Meeting und in der Mittagspause zu einem Gruppenchat oder Videoanruf und bleiben Sie so in Verbindung!

Wenn Sie den Leitfaden für die Kommunikationskanäle erstellen, ist es auf jeden Fall sinnvoll, die im Unternehmen verwendete Kollaborationssoftware zu überprüfen. Ist sie sicher? Entspricht sie den Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien Ihres Landes und Ihrer Organisation? Definieren Sie nochmals, welche Softwareprodukte Sie einsetzen dürfen, achten Sie auf eine nachhaltige Planung. Es ist sehr wichtig, Schatten-IT in Ihrem Unternehmen zu vermeiden. Während WhatsApp und Zoom für die private Nutzung in Ordnung sein mögen, sollte ein privater WhatsApp Account auf gar keinen Fall für die geschäftliche Kommunikation verwendet werden! Und auch wirklich wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die gleichen Kommunikationswerkzeuge verwenden.

 

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Detaillierte Informationen zu VNCtalk und zu unseren VNClagoon Produkten, weitere technische Details, Bildmaterial und das VNCtalk Erläuterungsvideo finden Sie auf: VNClagoon website.

Die VNClagoon Communication & Collaboration Suite umfasst die folgenden Komponenten:

  • VNCmail – skalierbarer E-Mail-Server
  • VNCtalk – Chat, Audio, Video, Bildschirmfreigabe usw.
  • VNCcalendar – globaler Kalender
  • VNCcontacts – globale Adressverwaltung (intern & extern)
  • VNCtask – professionelles Aufgabenmanagement
  • VNCproject – professionelles Projektmanagement (Scrum, Agile, Waterfall), Kostenkontrolle, Workload-Management und vieles mehr
  • VNCsafe – Dateisynchronisierung und -freigabe
  • VNCoffice – Dokumenten- und Spreadsheet-basierte Zusammenarbeit
  • VNCcast – Social-Media-Stream
  • VNCportal – Intranet & Extranet

 

Weitere Informationen zu unseren Produkten finden Sie unter www.vnclagoon.com!

Bei allen unseren Produkten ist die Sicherheit Ihrer Daten von grösster Bedeutung. Bewahren Sie wichtige Informationen dort auf, wo sie hingehören – in Ihrem Unternehmen!

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