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Nicht jedes Unternehmen oder jeder Arbeitsplatz bietet die Möglichkeit, von zu Hause (im Homeoffice) virtuell zusammenzuarbeiten. Aber wenn dies für Ihr Unternehmen möglich ist, empfehlen wir Ihnen, schnell zu handeln!

Viele Unternehmen weltweit haben in den letzten Tagen verbindliche Richtlinien für die Arbeit vom Homeoffice eingeführt (siehe auch unser letzter Blogbeitrag). Und ganz gleich, ob Sie ein Neuling oder ein Profi in Sachen virtueller Zusammenarbeit sind: Wenn Sie Ihren Mitarbeiter/innen raten, von zu Hause aus zu arbeiten oder – wenn möglich – Homeoffice im Unternehmen sogar zur Pflicht machen, hilft das, die derzeit empfohlene soziale Abgrenzung für Ihr Team umzusetzen und die “Kurve” der Covid-19-Pandemie abzuflachen.

Zeit ist ein wichtiger Faktor, also müssen wir schnell handeln!

Einige Gründe, warum Organisationen ihren Teams raten sollten, von zu Hause aus zu arbeiten und auf virtuelle Meetings umzusteigen:

1. “Flatten the Curve” – Helfen Sie mit, die Ausbreitung von Covid-19 bestmöglich einzudämmen und den Zusammenbruch des Gesundheitssystems zu verhindern, indem Sie durch eingeschränkte soziale Kontakte das Ansteckungsrisiko minimieren!
Beschränken Sie die persönlichen Kontakte für Ihr gesamtes Team so weit wie möglich! Das hilft, die Zahl der Menschen mit gleichzeitiger Infektion so gering wie möglich zu halten und Zeit für weitere Vorbereitungen zu gewinnen, wie z.B. die Umsetzung von Schutzmassnahmen für besonders gefährdete Gruppen, Erhöhung der Behandlungskapazitäten in den Kliniken, Vermeidung von Belastungsspitzen im Gesundheitssystem und Ermöglichung der Entwicklung von antiviralen Medikamenten und Impfstoffen. (Quelle: RKI)

2. Wir haben im Moment eine Ausnahmesituation – helfen Sie Ihrem Team! Schulen und Kindergärten sind in vielen Regionen geschlossen. Homeoffice spart Zeit und Wege und ermöglicht die Flexibilität, die Sie bei der Betreuung von Kindern benötigen.

3. Bei Infektionen oder konkreten Verdachtsfällen in einem Unternehmen sind die Arbeitgeber verpflichtet, die Situation dahingehend zu bewerten, ob die Präsenz der Mitarbeiter im Büro oder am Arbeitsplatz ihre Mitarbeiter gefährden könnte.

4. Quarantäne: Gesundheitsbehörden auf der ganzen Welt entscheiden, wann Menschen in Krankenhäusern isoliert werden oder aufgrund von Quarantäne zu Hause bleiben müssen. Immer wenn eine Person in Quarantäne, aber nicht krankgeschrieben ist, könnte es eine gute Lösung sein, einen Heimarbeitsplatz einzurichten.

5. Ein Homeoffice kann grosse Vorteile haben: Besonders in Grossraumbüros kann der Lärmpegel und damit die Ablenkung viel höher sein als bei Ihnen zu Hause. So kann Ihre Produktivität noch höher sein, wenn Sie aus der Ferne arbeiten.

6. Zeitaufwändige (und manchmal leider sinnlose) persönliche Meetings können in virtuelle Sitzungen umgewandelt werden. Eine weitere zielorientierte, sehr produktive Art und Weise, wichtige Themen zu diskutieren und zu teambasierten Entscheidungen zu kommen, ist die Arbeit mit Gruppenchats. Insbesondere für schnelle Entscheidungen können Gruppenchats eine echte Alternative sein, da die Teilnehmer Ideen aufzeigen, mögliche Lösungen diskutieren und direkt von dort aus Aufgaben erstellen können, um die vereinbarten nächsten Schritte umzusetzen.

7. Versuchen Sie etwas Neues! Sie arbeiten in einer globalen Organisation oder mit Freiberuflern? Bündeln Sie die gesamte Expertise Ihres Unternehmens in internationalen Projektteams – es ist Zeit, das volle Potenzial der personellen Ressourcen Ihres Unternehmens zu nutzen. So werden Innovationen geschaffen!

8. Mit guter Kommunikation und Führung können virtuelle Teams genauso produktiv arbeiten wie herkömmliche Teams oder sogar produktiver als diese.

9. Gerade jetzt, wo Familien Arbeit, Kinderbetreuung und die Pflege älterer Angehöriger unter einen Hut bringen müssen, kann die Arbeit von zu Hause aus zu einer besseren Work-Life-Balance beitragen.

10. Einige Mitarbeiter werden nur dann überhaupt arbeiten können, wenn sie in dieser besonderen Situation aus der Ferne arbeiten können.

Zu guter Letzt möchten wir nochmals betonen, da es so wichtig ist – helfen Sie mit, “die Kurve zu verflachen” und erlauben (oder raten) Sie Ihren Mitarbeitern, zu Hause zu bleiben!

Individuelles Engagement für ein gemeinsamen Ziel eines Teams / einer Gruppe – das ist es, was ein Team, ein Unternehmen, eine Gesellschaft und eine Zivilisation zum Funktionieren bringt. – Vince Lombardi

Sie möchten tiefer in das Thema einsteigen und herausfinden, wie man erfolgreiche virtuelle Meetings oder virtuelle Zusammenarbeit im Allgemeinen organisiert? Bitte schauen Sie sich unseren Blogpost an:
Virtuelle Zusammenarbeit Teil 1: Erfolgreiche virtuelle Meetings

VNC arbeitet seit vielen Jahren mit und in virtuellen Teams. Einige entscheidende Punkte und Erkenntnisse:

  • Kommunikation ist der Kern – fokussiert, eindeutig und zielorientiert kommunizieren
  • Vereinbaren Sie einheitliche Kommunikationskanäle und vor allem Kommunikationsmittel!
  • Je umfangreicher die Möglichkeiten der Kommunikation sind, desto wichtiger ist es, Ihrem Team Orientierung zu geben: Welches Kommunikationsmittel erfüllt meine aktuellen Bedürfnisse so schnell und unkompliziert wie möglich? Sie können es wahrscheinlich schon erraten. Ganz genau: ein “virtueller Medienplan” kann hierbei sehr nützlich sein.
  • Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, gute Kommunikationstools bereitzustellen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation und die Verteilung der Aufgaben in virtuellen Teams reibungslos abläuft.
  • Stand-Up-Meetings: Es kann helfen, sich jeden Morgen auf Stand-up-Meetings zu einigen, um offene Aufgaben zu überprüfen und Probleme zu priorisieren und zu lösen – dies kann per Audio- oder Videoanruf oder in Gruppenchats geschehen, an denen alle beteiligten Teammitglieder teilnehmen sollten.
  • Gruppen-Chat: Insbesondere für schnelle Entscheidungen können Gruppenchats eine echte Alternative sein, da die Teammitglieder Ideen aufzeigen, mögliche Lösungen diskutieren und von dort aus direkt zur Erstellung von Aufgaben übergehen können, um die vereinbarten nächsten Schritte umzusetzen.
  • Reduzieren Sie die Häufigkeit und Dauer von Besprechungen. (Hier finden Sie weitere Tipps für erfolgreiche virtuelle Besprechungen und alternative Kommunikation.)
  • Selbstdisziplin ist ein Muss: Auch wenn die Produktivität oft höher ist, “lauern” zu Hause Ablenkungen.
  • Nutzen Sie ein Aufgabenmanagement-Tool, um Ihren Tag zu planen! Machen Sie einen Plan für Ihren Tag, halten Sie sich an diesen Plan und kommunizieren Sie regelmässig Ihre aktuellen Aufgaben, Probleme und Ihre Lösungen an Ihr Team und Ihren Team Manager.
  • Wenn Sie keinen separaten Raum für Ihr Homeoffice haben, tun Sie so viel wie möglich, um einen besonderen Ort ausschliesslich für die Arbeit zu schaffen, selbst wenn es nur eine “Arbeits-“Ecke in Ihrem Schlafzimmer ist.

“Out of sight, out of mind can be a real problem for remote workers,” sagt Sara Sutton, CEO und Gründerin von FlexJobs, einer Website für Stellenausschreibungen für Remote-Arbeit. “The very best remote workers will reach out to coworkers and managers regularly” through a variety of tools. (Quelle: BBC)

Sara Sutton

CEO und Gründerin, FlexJobs

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